案例六 $lesson$

　　某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當地政府也對此產生了濃厚的興趣。該公司也向當地政府發出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經在臺上就座。但發現沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。

　　點評：該公司應實現考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

　　考試案例七轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　海潮公司正在召開新產品質量鑒定會，會務秘書黃嘉正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定老師有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊?”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。

　　點評：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。在值班時，手邊要有相關人員的通訊錄。

　　案例八

　　在公司召開新聞發布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發布會很成功，媒體的報道內容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。

　　點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關信息，為記者的報道提供了方便。

　　案例九

　　華夏企業協會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內一批頂尖的經濟學家、管理學家到場發表演說，各大媒體聞風而動，齊聚會場。秘書鄧林負責會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、老師講座大綱時，無法滿足對方的要求，協會領導向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領導提供適用的信息。

　　點評：作為會議期間負責信息工作的秘書，應該為記者準備好新聞稿、宣傳資料、老師講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領導提供適用的信息。

　　案例十

　　風雷公司在2002年末召開了改革企業管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現有的企業管理制度紛紛獻計獻策，公司總經理在做會議總結之前，讓秘書許茹收集會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。

　　點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

　　案例十一轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經常發生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經過幾次協商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

　　點評：秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。

　　案例十二

　　開具發票時有出入怎么辦?

　　公司員工小張去某城市參加全國電子產品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務費，組織方開具了發票。小張回來報銷時，財務處說發票無效不予報銷，原因是發票上缺少財務章。小張馬上與會務組織聯系，幾經周折才聯系上，對方稱他們的發票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。

　　點評：發票是報銷的憑證。發票開具應按照規定的時限和順序，逐欄、全部聯次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發票專用章。不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。

　　案例十三

　　會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因對領導處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領導非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協助公司領導層層開會，首先對一些問題加以澄清，統一了認識，從而疏通了信息決辦環節。

　　點評：傳達落實會議精神是秘書的重要職責之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內容。可以敦促會議精神落到實處。如果落實環節出現問題，應及時疏通。

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