一、物業管理信息系統$lesson$

　　物業經營管理要實現大的發展，就必須從現在起抓住機遇，大力推廣使用現代化的管理手段。其中，信息系統應用水平已成為衡量物業管理企業實力和競爭力的重要標準之一。

　　(一)物業管理信息系統的含義

　　物業管理信息系統，是利用計算機硬件和軟件，對物業管理中的建筑物、住戶、費用、工程、管理人員、綠地、附屬設施、治安消防、交通、清潔衛生、投訴等信息資料統一進行收集、傳遞、加工、存儲、計算等操作，反映企業的各種運行狀況，輔助企業決策，促進企業實現規劃目標的應用系統。

　　物業管理信息系統是專用于物業管理的一套事務處理軟件，它是一個十分龐大的系統，現在國內外許多軟件公司開發了這方面的軟件。

　　國外相關的軟件內容非常豐富，且具有高水平的系統完整性，提供了廣泛的實用范圍。主要的模塊有：出租管理、預算管理、支出管理、總會計、協作單位、房屋現狀勘察管理、工資與人事管理、物業維修管理、書面材料管理等。

　　(二)物業管理信息系統的特征

　　從計算機參與物業管理的角度出發，一個物業管理信息系統應包括如下特征：

　　(1)功能覆蓋物業管理的所有環節，與其他軟件相配合實現物業管理的辦公自動化。具體包括：存儲各類資料和數據，如各類數字、表格、圖紙、錄像、聲音等;記錄每天發生的各項管理事務，如治安、投訴、房屋維修、設備保養及維護、工程施工等;計算、記錄各類費用，實現財務電算化。

　　(2)采用方便靈活的輸入方法。具體要求包括：住戶界面簡潔，普通人稍加培訓即可方便地使用;具有檢測程序保證輸入系統數據的安全與正確;輸入方法多樣，如錄像機、水電表掃描儀等設備采集的數據資料均可引入系統使用。

　　(3)高效的查詢與輸出手段。要求：組合數據，多方面地反映管理狀況，以表格、圖像等方式輸出;自動分類統計，繪制圖形，縱橫比較;在保證數據安全的基礎上，實現共享;按管理人員思考、處理問題的習慣橫向、縱向查尋各類相關信息;實現遠程訪問;以多種設備輸出;可以在全局圖上自由定位，并可以放大局域部分，查看細節部分和有關資料。

　　(4)與其他軟件有良好的兼容能力。可以把系統中的數據輸出到其他軟件中，利用其他軟件的特長進行處理或輸出(如利用文字編輯工具輸出系統中的資料和提供系統中的數據供圖形處理軟件使用等)，也可以把其他系統中的資料輸入本系統使用或直接調用其他系統的功能(如把制圖軟件中的建筑圖等自動引入系統或調用三維圖形制作軟件，顯示房屋狀況);管理信息系統沒必要具備太強的除數據處理之外的專業處理能力，但它必須具備與其他專業處理軟件共享數據的能力，達到互相配合、發揮各自所長的功能，并具有擴展接口。

　　(5)具有與外界交流信息的網絡系統。要求：與外界環境可以方便地交流各種信息;與住戶相互溝通，住戶的計算機可以訪問到物業管理企業的計算機中向外界公布信息的部分;辦公達到無紙化作業，財務實現通過銀行進行自動轉賬。

　　(6)輔助管理人員的日常工作。要求：根據設定的工作日程表，提示哪些工作需要完成;根據累計的資料，分析各類設備的運行情況和問題，提供解決方案;介入日常管理，承擔記錄每天的設備檢測等工作，成為規范化管理的一部分;分高層管理者和一般管理人員兩個層次提供不同的統計材料，為決策提供初步的依據。

　　二、物業管理信息系統的建立與應用

　　物業管理企業運用計算機技術參與具體事務的管理需要綜合考慮四個方面的因素;第一，管理的范圍、深度和想要達到的管理效果;第二，現有管理流程的規范化程度;第三，管理人員綜合應用計算機的水平;第四，資金的投入。

　　具體來說，實行計算機管理應當遵循下列步驟：

　　(一)建立以管理人員為中心的管理信息系統

　　物業管理是以人為中心進行的，計算機作為為人服務的輔助工具，必須服從管理者的習慣。在系統設計初期，就應當分清哪些事務要由人具體處理，哪些信息需要存入計算機;切忌貪求管理系統全面詳盡，把管理者的任何活動都存入計算機中，致使管理人員為其所累。在管理系統中應只記錄必要的信息，并依據各項業務的特點，降低手工輸入量，使得處理具體事務的人的靈活性與計算機存儲容量大、計算速度快的特長能相得益彰，真正提高物業管理信息系統的實用性和高效率。

　　(二)建立計算機使用制度

　　必須采取強有力的措施推動計算機在物業管理各項工作中的應用。在計算機管理系統剛開始使用階段，要查找各種文件、檔案、圖片等原始數據資料并輸入計算機中，工作量很大，為此須有專門領導負責進行。當計算機系統進入正常期后，要建立諸如月末整理數據，一次性把本月的維修、投訴、治安、文件等事務輸入計算機系統，并由專門領導定期檢查的制度，保證數據的完整和系統持久地運行下去;同時，還應該促進計算機成為規范化的一部分，推動規范化的完善，改變原有的工作方式。后期的維護和使用工作也很重要，搞好各種資料的存檔工作，為管理信息系統的運用創造良好的環境。

　　(三)對管理人員進行定期培訓

　　作為計算機系統使用者的操作人員，是決定計算機使用情況的關鍵要素。因此，物業管理企業要制定以掌握基本知識和常用應用軟件的操作為目標的短期培訓計劃;同時，要從整體上提高管理人員使用計算機的熟練性以及使系統的使用走向制度化為目標的長期培訓計劃。由于計算機的使用效率和受訓程度成正比關系，特別要強調有意識地引入計算機參與具體管理，使計算機逐漸滲透到每個角落，促進管理人員在使用過程中能越來越熟練地進行操作，更重要的是，還要進一步探索利用計算機改進原有管理方式的途徑。此外，計算機的飛速發展不斷地提供著各類新軟件，因此要及時采用新軟件或對系統進行升級，并對管理人員定期進行培訓，以跟上潮流的發展。

　　(四)在應用中發展

　　中國的物業管理正經歷著從起步邁向規范化的階段，計算機亦處于不斷升級換代的過程中，因而在計算機參與物業管理工作方面，還有大量工作要做。

　　三、智能化小區管理

　　(一)智能化小區的概念與特征

　　智能化小區，是指利用現代計算機技術、通訊與網絡技術、自動化控制技術和IC卡技術，通過有效的傳輸網絡，實現多元信息服務、物業管理、安保防災及住宅智能化的系統集成，為住戶提供安全、舒適的家居環境和快捷、高效的服務與管理的住宅小區。智能化住宅小區具有以下的功能特征：

　　(1)各住宅單元內部具備安保防災措施與生活服務的綜合智能控制器，各住宅單元與小區和社會之間具有高度的信息交互能力;

　　(2)小區內部具備完善的安保系統、全面的公用設施監控管理系統和信息化的社區服務管理系統;

　　(3)能為小區內住戶提供多種多媒體信息服務。

　　(二)智能化小區的管理

　　智能化小區的物業管理，主要包括以下內容：

　　(1)通信功能管理。包括電話(可視電話)、電視(有線電視、衛星電視、會議電視)、傳真、高速數據通信、電子郵件、家庭辦公系統、背景音樂廣播、緊急廣播、電話遙控、遠程教育、遠程醫療、遠程控制、家庭購物和國際互聯網訪問等。

　　(2)安全技術防范。包括防盜防劫報警(雙鑒報警器、緊急按鈕)、火災報警與消防聯動(感煙報警器、感溫報警器)、有害氣體報警、緊急呼救、遠程監聽、電視監控與錄像、可視對講、分區分時布防撤防、出入口及門禁管理、巡更、周界防衛、車庫管理、設備狀態監控和防破壞報警等。

　　(3)樓宇設備及家電控制。包括三表(水、電、氣)數據自動采集與傳輸、給水排水、供配電、空調、多功能卡、火災報警與消防聯動、程序自動化控制、紅外遙控調節功能(空調、音響、電視等)、室內無線遙控、電源控制及調光和電梯控制與監視等。

　　(4)信息服務。包括綜合信息查詢功能、電子新聞、電子報刊雜志、電子圖書館、電子博物館、網上旅游、旅游服務、家庭信息中心、證券股票交易、電子商務、社區公共服務信息發布和其他增值信息服務等。

　　(5)康樂舒適功能。包括交互式多媒體游戲、卡拉OK點播、網上博奕、視頻點播、收費電視、音樂與劇場轉播、頻道租用、交互家庭購物等。

　　(6)社區服務功能。訪客服務、電子銀行與投資理財、家庭轉賬、三表自動收費、交互物業管理服務、交互遙距學習(網上學院和網上實驗室)、交互醫療診斷、一卡通服務、報修管理、停車場、住戶信息管理、收費管理、物業服務管理、社區娛樂信息及管理和小區公告板等。

　　小區智能化領域里的產業鏈由智能化設備生產和研發商、系統集成商、網絡運營商、房地產開發商、物業公司和住戶組成。目前我國宜采用協同式商務，在社區內建一個統一的電子商務平臺，將商品制造商和供應商變成一個個的專業化伙伴的聯合體，為住戶的需求提供產品和服務。

　　總之，新技術的應用對促進住宅產業的現代化、提高城市居民的居住水平等都具有重要的意義。針對目前良莠不齊的物業管理行業，政府應從宏觀的角度，在技術標準制定等方面，切實推進新技術特別是信息技術的應用，為推動物業管理行業健康、快速和可持續發展提供技術和政策支持。

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