一 、會議方案的擬訂

　　(一)會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:(1)確定會議的主題與議題。(2)確定會議的名稱。(3)確定會議和議程。(4)確定會議的時間性和地點。(5)確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要(6)確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。(7)確定會議與會代表的組成。(8)確定會議經費預算。(9)確定會議住宿和餐飲安排。(10)確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

　　2.會議籌備方案的作用:(1)確保會議的周密組織(2)確保會議服務質量和溝通協調到位;(3)確保會議領導的意圖得以貫徹執行

　　3.電話會議及視頻會議轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　(1)電話會議交流信息的特點

　　1)電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流;缺少文本，難以傳遞大量細節信息。

　　③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式(如傳真、電子郵件)。

　　2)電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發出開會信息;2認真分發會議書面信息材料;3合理安排會場信息傳輸設備;4按時接通電話;5互相能報出席情況;6做好會議記錄。

　　(2)視頻會議

　　1)視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。

　　2)視頻會議信息工作的要求

　　由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。具體要求有：1 發出開會信息;2分發文件信息資料;3布置會場;4置與檢查會場信息傳輸設備;5做好會議準備;6采用行集中后分散的形式;7匯總情況信息。

　　4.遠程會議籌備方案的優點:遠程會議具有節省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優點。

　　5.會務機構分工的要求

　　會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：(1)要根據會議的規模和類型組織人員隊伍。(2)會務機構要分工明確、責任到人。(3)加強協調，定期溝通。

　　(二)會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領導審核方案。

　　二、會務籌備概述

　　(一)會務籌備概述

　　1.會務籌備情況檢查的主要內容:(1)會議準備是否充分;(2)會議期間能否排除各種干擾;(3)環境條件與用品準備(4)文件材料的準備情況;(5)會場布置情況的檢查;(6)會議保衛工作的檢查;(7)檢查的其他內容

　　2.會務籌備情況檢查結果的形式:務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式;第二，口頭形式;第三，協調會形式。

　　3.會務籌備情況的檢查的方法:務籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：(1)聽取會議籌備人員的匯報;(2)會前現場的檢查

　　(二)會務籌備的程序

　　1.開會檢查的程序:如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應包括：

　　(1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小(2)會議領導小組經過協調，確定匯報會的時間和地點，并發出協調會通知。(3)召開籌備檢查協調會，聽取匯報，并會上現場解決各種需要協調和問題。(4)匯報會后要以電話、現場指導等方式對檢查中發現的問題予以催辦和落實。

　　2.現場檢查的程序:(1)先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門.2)將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。(3)按照既定的檢查路線和項目逐一現場核對，對達到和未達到預期要求的準確項目都要有明確的記錄。(4)對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。

　　三、審核會議文件夾概述:

　　1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內容:(1)審核會議文件的準確性和完整性(2)會議文件的具體內容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內容淺顯易懂，生僻字、專用術語名詞較少的定稿。

　　(二)會議文件審核的工作步驟:(1)由起草文件的秘書就文件內容進行自審，使會議文件在初始期就能嚴格把關。(2)由主管乞討書進行會議文件夾初審。(3)如會議文件夾的內容涉及的部門較多，要進行必要的會審。(4)在會議文件審核修改之后，要由主要領導者或主管領導進行終審。

　　四、與領導溝通會議的有關事宜

　　(一)與領導溝通會議概述

　　1.與領導溝通會議有關事宜的原則有：(1)時間生原則;(2)及時原則;(3)全面原則。

　　2.與領導溝通會議有關事宜的方法:(1)定期向領導提交書面報告;(2)由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況;(3)領導親自參加有關會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進展情況的小型展覽向領導者匯報工作。

　　3.與領導溝通會議有關事宜的時機:第一，會議籌備階段;第二，會中階段;第三，會后階段。

　　(二)與領導者溝通會議有關事宜的工作程序轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　與領導者溝通會議有關事宜的程序如下：(1)明確會議的目標;(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領導指示，或與領導者進行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領導。

　　五、擬訂會議的應急方案概述

　　1.會議應急方案的內容包括：(1)會議舉行過程中可能出現的問題;(2)出現問題時負責解決的會議工作人員

　　2.會議應急方案的作用:(1)會議應急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關鍵人員不能到會如何處理，住宿的預訂不夠如何解決，網絡系統出現故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統一步調，當問題出現時，能夠有回旋余地。

　　3.會議應急方案特點:1.有的放矢;2.預防為主;3.留有余地。

　　4.會議應急方案實施的原則:1思想上充分重視;2在人、財、物方面要措施到位;3在實施的過程中要堅持定期檢查。

　　5.處理會議突發事件的方法:1處理人員問題;2處理場地問題;3處理設備問題;4處理資料問題5處理健康與安全問題;6處理行為問題。

　　(二)會議應急方案的工作程序預測情況 準備應對備選方案 討論會議緊急情況 確定會議應急方案。