監理工程師考試輔導：文件編制的注意事項

更新時間：2009-10-19 15:27:29 來源：|0

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　　文件編制的注意事項

　　除應遵循以上所列的14項原則之外，還應注意以下事項：

　　3.1　體例、格式統一

　　為保持文件的系統性，應遵照統一的要求來編寫，而不能各行其是，百花齊放。

　　3.2　邏輯性

　　在內容安排及說明文字中，要符合邏輯規律，不能前后矛盾或齊說不一。

　　3.3　注意“異常流”的控制

　　如果把質量活動受到有效控制的情況看作是“主流”或稱“正常流”的話，那么不正常的少數、特殊情況則是“支流”或稱之為“異常流”。

　　“異常流”往往易被誤為正常的，“異常流”下的產品常易失控而造成質量問題。　　例如：緊急放行、轉序的產品;不合格品、標識丟失或不清的產品;周檢中漏檢或不合格的檢測設備、計量器具、生產設備、工裝等。

　　在質量體系文件中，對“異常流”問題應有充分的控制措施來預防其失控。

　　3.4　嚴格界定術語

　　在采用術語方面要力求嚴謹，凡是ISO8402中有定義的，就要按標|建設工程教育網|準中的定義正確地界定術語，凡是ISO8402中有定義的，一些行業用術語或企業沿用的略語，都應給出確切的定義。

　　3.5　文字表達準確、順暢、簡練

　　要注意文字表達“規范性”。“準確”就是要表達清楚，避免歧義。“順暢”就是要語句通順，易朗朗上口。“簡練”就是要簡潔、明了。

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