自考“管理系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)應(yīng)用”復(fù)習(xí)筆記(1)


1.1信息與管理轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com
1.1.1信息和數(shù)據(jù)
1.信息與數(shù)據(jù)的概念
信息的定義:信息是對(duì)事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)和特征的描述,而數(shù)據(jù)是載荷信息的物理符號(hào)。
信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別:
信息是認(rèn)識(shí)了的數(shù)據(jù),是數(shù)據(jù)的含義;同時(shí),信息更本質(zhì)地反映事物的概念,而數(shù)據(jù)則是信息的具體表現(xiàn),所以信息不隨載體的性質(zhì)而改變,而數(shù)據(jù)的具體形式卻取決于載體的性質(zhì)。
管理信息的定義:經(jīng)過(guò)加工處理后對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有影響的數(shù)據(jù)。只有經(jīng)過(guò)加工處理的數(shù)據(jù),才能成為對(duì)管理決策有用的信息。管理中涉及的數(shù)據(jù)是一種廣義的數(shù)據(jù),它不僅包括數(shù)值數(shù)據(jù),而且也包括非數(shù)值數(shù)據(jù)。
2.信息的遞歸定義
管理數(shù)據(jù)和信息之間的區(qū)別是相對(duì)的,一個(gè)系統(tǒng)或一次處理所輸出的信息,可能是另一個(gè)系統(tǒng)或另一次處理的原始數(shù)據(jù);低層決策所用的信息又可以成為加工處理高一層決策所需信息的數(shù)據(jù),這就是信息間的遞歸定義。
1.1.2管理和管理系統(tǒng)
1.管理
管理是管理者或管理機(jī)構(gòu),通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等活動(dòng),對(duì)組織的資源進(jìn)行合理配置和有效利用,以實(shí)現(xiàn)組織特定目標(biāo)的過(guò)程。
管理的概念有以下幾個(gè)含義:
(1)管理的目的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。
(2)管理是對(duì)組織資源進(jìn)行合理配置的過(guò)程。
(3)管理的實(shí)施是通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等活動(dòng)進(jìn)行的。
2.企業(yè)管理系統(tǒng)
“系統(tǒng)”是由相互作用和相互制約的若干要素結(jié)合而成的,具有特定目標(biāo)和功能的有機(jī)整體。
實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo),需要構(gòu)成一個(gè)可控制的管理系統(tǒng)。它一般有三個(gè)組成部分:一是管理的客體,即管理對(duì)象(生產(chǎn)和服務(wù)過(guò)程);二是管理的主體,即管理者和管理機(jī)構(gòu);三是聯(lián)系兩者的信息系統(tǒng)。
1.2管理信息
1.2.1管理信息的作用
管理信息的作用也主要體現(xiàn)在以下幾方面:
1.管理信息是重要的資源
信息對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步起著巨大作用。信息的占有水平與利用程度,成為衡量一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志,是國(guó)家綜合實(shí)力的重要組成部分。
管理者管理的主要資源有:人力資源、原材料資源、機(jī)器資源(包括設(shè)備和能源)、資金資源和信息資源五類。其中,前四種資源都是有形的,一般稱之為物質(zhì)資源;而信息資源是無(wú)形的,是由于它所描述的對(duì)象而具有價(jià)值,為此稱之為概念資源。管理者是利用概念資源來(lái)管理物質(zhì)資源的。
2.管理信息是決策的基礎(chǔ)
現(xiàn)代管理的核心是決策。正確的決策取決于多種因素,如決策體制、決策方法、領(lǐng)導(dǎo)者的能力、技巧等;但決定性的因素,是對(duì)客觀實(shí)際;即對(duì)未來(lái)行動(dòng)及其后果的正確判斷。信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)迅速取得和分析有關(guān)決策的信息,有助于企業(yè)降低決策中的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)。如果信息不充分,決策就失去了根本的依據(jù),信息不靈就可能導(dǎo)致決策的失敗。要提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力,要實(shí)現(xiàn)正確的決策,就必須擁有大量的信息。
3.管理信息是實(shí)施管理控制的依據(jù)
管理過(guò)程就是信息的收集、傳遞、加工。判斷、決策的過(guò)程。企業(yè)系統(tǒng)的全部活動(dòng)可概括為兩大類:生產(chǎn)活動(dòng)和管理活動(dòng),圍繞著生產(chǎn)活動(dòng),執(zhí)行著決策、計(jì)劃和指揮職能。生產(chǎn)活動(dòng)中流動(dòng)的是物,而管理活動(dòng)中流動(dòng)的是信息。
物流和信息流的關(guān)系:物流是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主體流動(dòng),信息流伴隨著物流產(chǎn)生,反映物流的狀況。管理人員通過(guò)信息流了解物流的運(yùn)動(dòng);同時(shí)通過(guò)信息流計(jì)劃和調(diào)節(jié)物流。因此,在經(jīng)營(yíng)管理中信息流起著主導(dǎo)作用。
企業(yè)中物流是單向的、不可逆的,而信息流是雙向的,即有信息反饋。
信息反饋的定義:控制物流的輸入信息作用于受控對(duì)象后,把產(chǎn)生的結(jié)果信息返回到輸入端,并對(duì)信息再輸入發(fā)生影響的過(guò)程。而上述作用于受控對(duì)象后的結(jié)果信息稱為反饋信息。
4.管理信息是系統(tǒng)內(nèi)外聯(lián)系的紐帶
從企業(yè)內(nèi)部來(lái)看,企業(yè)本身是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)。為將各組成部分聯(lián)結(jié)為一個(gè)整體,為使組織間相互協(xié)調(diào),就要將它們之間的信息流很好地組織起來(lái)。因此信息既是系統(tǒng)之間聯(lián)系的紐帶,也是系統(tǒng)內(nèi)各組成部分聯(lián)系的紐帶。
1.2.2管理信息的特點(diǎn)和分類
1.管理信息的特點(diǎn)
管理信息具有一般信息的特點(diǎn),又有其本身獨(dú)特之處,這些特點(diǎn)可歸納如下:
(l)原始數(shù)據(jù)來(lái)源的分散性。
(2)信息資源的非消耗性。
(3)信息量大。
(4)信息處理方法的多樣性。
除傳統(tǒng)的算術(shù)運(yùn)算和簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)加工外,近年來(lái)數(shù)理統(tǒng)計(jì)、運(yùn)籌學(xué)中的許多方法,在經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域中的應(yīng)用日益廣泛。
(5)信息的發(fā)生、加工、應(yīng)用,在空間、時(shí)間上的不一致性。
2.管理信息的分類
(1)按信息穩(wěn)定性分類,將信息分為固定信息和流動(dòng)信息兩類。
固定信息是具有相對(duì)穩(wěn)定性的信息,在一段時(shí)間內(nèi)可以在各項(xiàng)管理任務(wù)中重復(fù)使用,不發(fā)生質(zhì)的變化。它是企業(yè)一切計(jì)劃和組織工作的重要依據(jù)。
流動(dòng)信息(作業(yè)統(tǒng)計(jì)信息),它反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中實(shí)際進(jìn)程和實(shí)際狀態(tài)的信息。它隨生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)展不斷更新,時(shí)間性較強(qiáng),一般只具有一次性使用價(jià)值。但是及時(shí)收集這類信息,并與計(jì)劃進(jìn)行比較分析,是評(píng)價(jià)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、揭示和克服薄弱環(huán)節(jié)的重要手段。
通常將信息穩(wěn)定系數(shù)在0.85以上的信息劃成為固定信息。實(shí)際工作中,把一些相對(duì)穩(wěn)定的信息也包括在固定信息中,但它們的信息穩(wěn)定系數(shù)不得低于0.6.以工業(yè)企業(yè)為例,其固定信息主要由三個(gè)部分組成:
①定額標(biāo)準(zhǔn)信息。
②計(jì)劃合同信息。
③查詢信息。
(2)按決策層次分類,將管理信息分為戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術(shù)信息和業(yè)務(wù)信息。
企業(yè)是分層次進(jìn)行管理的,不同層次的管理具有不同的職能,需要不同的信息。
戰(zhàn)略信息:供企業(yè)高級(jí)管理者進(jìn)行戰(zhàn)略決策時(shí)使用,包括系統(tǒng)內(nèi)外、過(guò)去和現(xiàn)在、各種環(huán)境的大量信息。
戰(zhàn)術(shù)信息:供企業(yè)中級(jí)管理人員完成大量計(jì)劃編制、資源分配等工作時(shí)使用。主要包括系統(tǒng)內(nèi)部各種固定信息,歷史情況與現(xiàn)狀信息、以及部分具體的外部信息。
業(yè)務(wù)信息:供企業(yè)基層管理人員執(zhí)行已經(jīng)制定的計(jì)劃,組織生產(chǎn)或服務(wù)活動(dòng)時(shí)使用。主要包括直接與生產(chǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的、反映當(dāng)前情況的信息。
1.2.3管理信息處理的內(nèi)容
管理信息處理的內(nèi)容主要包括信息的收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸和提供五個(gè)方面:
1.信息的收集
根據(jù)數(shù)據(jù)和信息的來(lái)源不同,可以把信息收集工作分為原始信息收集和二次信息收集兩種。
原始信息收集:在信息或數(shù)據(jù)發(fā)生的當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)兀瑥男畔⒒驍?shù)據(jù)所描述的實(shí)體上直接把信息或數(shù)據(jù)取出,并用某種技術(shù)手段在某種介質(zhì)上記錄下來(lái)。
二次信息收集:收集已記錄在某種介質(zhì)上,與所描述的實(shí)體在時(shí)間與空間上已分離開的信息或數(shù)據(jù)。
二者區(qū)別:原始信息收集的關(guān)鍵問(wèn)題是完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地把所需要的信息收集起來(lái),它要求時(shí)間性強(qiáng)、校驗(yàn)功能強(qiáng)、系統(tǒng)穩(wěn)定可*.
二次信息收集則是在不同的信息系統(tǒng)之間進(jìn)行的,其實(shí)質(zhì)是從別的信息系統(tǒng)得到本信息系統(tǒng)所需要的信息,它的關(guān)鍵問(wèn)題在于兩個(gè)方面:一是有目的地選取或抽取所需信息;二是正確地解釋所得到的信息。
2.信息的存儲(chǔ)
在信息存儲(chǔ)方面應(yīng)考慮存儲(chǔ)量、信息格式、使用方式、存儲(chǔ)時(shí)間、安全保密等問(wèn)題。
3.信息的加工
對(duì)收集到的信息都要進(jìn)行加工,以便得到更加反映本質(zhì)或更符合用戶需要的信息。
從加工本身來(lái)看,可以分為數(shù)值運(yùn)算和非數(shù)值處理兩大類:
(1)數(shù)值運(yùn)算包括簡(jiǎn)單的算術(shù)與代數(shù)運(yùn)算、數(shù)理統(tǒng)計(jì)中的各種統(tǒng)計(jì)量的計(jì)算及各種檢驗(yàn)、運(yùn)籌學(xué)中的各種最優(yōu)化算法以及模擬預(yù)測(cè)方法等。
(2)非數(shù)值處理包括排序、合并、分類、選擇、分配,常規(guī)文字處理,圖形、圖像處理等。
4.信息的傳輸
信息的傳輸形成企業(yè)的信息流。信息傳輸應(yīng)考慮信息的種類、數(shù)量、頻率、可*性要求等。
在實(shí)際工作中,信息傳輸與信息存儲(chǔ)是相聯(lián)系的。當(dāng)信息分散存儲(chǔ)于若干地點(diǎn)時(shí),信息的傳輸量可以減少,但分散存儲(chǔ)也會(huì)帶來(lái)存儲(chǔ)管理上的一系列問(wèn)題,如安全性、一致性等,而且變得難以解決。如果信息集中存儲(chǔ)在同一地點(diǎn),上述問(wèn)題比較容易解決,但信息傳輸?shù)呢?fù)擔(dān)將大大加重。
5.信息的提供
信息加工完成后,就應(yīng)按管理工作的要求以各種形式,將信息提供給有關(guān)單位和人員,在企業(yè)中提供的主要形式為各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、報(bào)告文件等。
1.2.4管理信息處理的要求
現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息處理的要求可歸結(jié)為及時(shí)、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)四個(gè)方面。
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,根據(jù)不同范疇的問(wèn)題,需要進(jìn)行不同的決策,以及與之相應(yīng)的信息。這些決策大致可以分為三類:
(1)戰(zhàn)略規(guī)劃:確定企業(yè)的目標(biāo)和方針,制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的資源配置計(jì)劃。一般來(lái)說(shuō),戰(zhàn)略規(guī)劃所需要的信息是經(jīng)過(guò)高度概括的,主要是外部信息,信息的范圍廣泛多樣。
(2)管理控制:管理控制是經(jīng)營(yíng)管理人員按照戰(zhàn)略規(guī)劃確定的方針策略,運(yùn)用給定的資源,有效地實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的過(guò)程。
(3)日常業(yè)務(wù)管理:日常業(yè)務(wù)管理就是高效率執(zhí)行特定業(yè)務(wù)的過(guò)程。由于業(yè)務(wù)的內(nèi)容、目標(biāo)、所用資源等都是在管理控制過(guò)程中確定的,因此,在這一過(guò)程中需要進(jìn)行判斷的過(guò)程不多。所需要的信息絕大部分是企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的,信息內(nèi)容既明確又詳細(xì)。(以上內(nèi)容僅供參考)
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