第三章 公文的體式與搞本

　　第一節 公文的體式

　　1)公文體式概述

　　公文的體式是指：公文的文體、結構要素及在格式上的安排。(作用 ：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便)

　　2)公文的文體轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

　　應用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。

　　(1)公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。(敘述、議論、說明)

　　1.敘述：是將人物的經歷和事件性發展變化過程所作的敘說與交代。(包括：人和事兩方面)(倒敘、插敘、順敘)

　　2.說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等客觀、真實地解說清楚。

　　(定義說明、注釋說明、比較說明、數字說明、舉例說明、分類說明)

　　3.議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態度，證明或反駁某一觀點的表達方法。(三要素：論點、論據、論證)

　　A.論點：又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態度。(統帥：要證明什么?)

　　B.論據：是證明論點的真實性的根據。分三類：一類是事實論據;二是理論論據;三類是政策法規論據。(基礎：用什么證明)

　　C.是運用論據來證明論點的方法和過程。(橋梁：如何證明)

　　(2)公文的語言特點：準確、簡明、莊重、得體。

　　準確：是公文語言的主要特征和基本要求。

　　簡明：用最少的文字表達盡可能多的內容。

　　莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。

　　得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。

　　得體的基本要求：一是發適應行文的語體風格。二是要分清上下級關系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。

　　第二節 公文的構成要素與書面格式轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　(1)公文的構成要素(21項)

　　1.指定項目：公文管理標識(包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記)、發文機關版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等11項(必填)

　　2.選擇項目：簽發人、題注、主送機關、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關和印發說明等10項(選填)

　　(2)公文的書面格式：指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫樣式。

　　(一)文頭部份：1.公文格式代碼 2.印制順序號 3.秘密等級 4.緊急程度 5.收文處理標記 6.發文機關版頭7.發文字號 8.簽發人姓名(8部份)

　　1.公文格式代碼。又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標志符號。

　　位置：位于文件首頁發文機關版頭左上角。由九位阿拉伯數字組成。

　　2.印制順序號。又稱公文份號，是指依據同一文稿印制若干份時每份的順序編號。主要針對秘密文件使用。

　　位置：位于文件首頁發文機關版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯數字組成，前面冠以“NO.”符號。數字不足規定數時，前面用“○”(零)補齊。

　　3.秘密等級。簡稱密級，是指公文秘密程度的等級。分絕密、機密、秘密三級。

　　標注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。

　　位置：位于文件首頁公文版頭左上角，公文份號下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。

　　保密時限：一般分一年以內，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。

　　絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。

　　機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。

　　秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。

　　4.緊急程度。又稱緩急時限或處理時限，是對公文送達和辦理的時間限度。程度分：特急、急件。緊急電報分：特提、特急、加急、平急。

　　位置：位于文件首頁文頭左上角。需與密級并用時，位于其下，上下對齊。加戳記注明。

　　時限送達的文件須在文件封筒上注明“務于某日某時送到”或“限某日某時送達”。

　　5.收文處理標記。包括收文機關名稱、收文編號、收文時間、檔號(全宗號、目錄號、安卷號)等項目。

　　位置：位于文件首頁發文機關版頭右上方空白處，由收文機關加蓋收文處理章標識。

　　6.發文機關版頭。簡稱“文頭”。是發文機關用來制發正式文件時使用的的固定版式的發文機關標識。

　　位置：發文機關版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區的三分之一或五分之二。字體選長宋體。

　　黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。

　　7.發文字號。指由發文機關編排的文件代號。由發文機關代字、發文年度(加六角括號〔〕)和發文順號組成。

　　作用：一是統計發文的數量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

　　編排發文字號要力求準確、穩固、系統。

　　位置：有版頭的文件，應標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列;用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側排列：“命令(令)”則在公文標題下面當中，寫“第X號”。

　　8.簽發人姓名。是表示公文生效并對該公文內容鄭重負責的一個標志。一般供上行文使用。

　　位置：發文字號右側標注“簽發人”后標簽發人姓名。

　　(二)行文部份： (1.公文標題 2.題注 3.主送機關 4.正文 5.無正文說明 6.附件說明 7.發文機關署名 8.成文日期 9.機關印章與領導人簽署 10.注釋或特殊要求說明)10部份。

　　1.公文標題。是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。由發文機關名稱、公文主題(事由)和文種組成。

　　寫法：A.省略發文機關名稱。B.省略事由 C.機關名稱和事由同時省略。

　　2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規性文件或經會議討論通過的文件產生的法定程序與時間等。

　　位置：位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。

　　3.主送機關。指主要受理公文的機關。也就是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。

　　位置：位于正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫。

　　三種情況：A. 上級領導機關對下級發出的公文，其屬下的下級機關單位都負有貫徹執行公文的責任。B. 下級機關務上級領導機關發出的請示或報告等上行公文，不管請示或報告的內容事項如何重要，都只有一個具體的主送機關。C.直接向社會公眾發布的公文，如公告等主送機關可以省略。

　　4.正文。是公文的主體部份，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。

　　正文結構分：導語、正文主體、結束語三部份。

　　導語部份寫作有：依據式、目的式、原因式三種。

　　正文主體的寫作要求：略。P73

　　5.無正文說明。指由于篇幅所限，使公文生效標識(即落款、印章與成文日期)與正文不能同處在一個頁面上而出現分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。

　　注意兩點：A.只限于文件的正文與文件的生效標識(發文機關落款、印章與成文日期)不能同處在一個頁面上而出現正文與生效分離的狀況時。

　　B.“(此頁無正文)”的標識位置應在發文機關落款的左上方第一行頂格書寫。

　　6.附件說明。是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數的。(形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料。)

　　位置：位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標識之上，注明附件材料名稱及件數。

　　7.發文機關署名。又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發該份公文的機關名稱，亦即公文的法定作者。

　　位置：應在正文、無正文說明或附件之后，右下方另行書寫，同正文之間應有一定間隙，以便用印。

　　注意要點：A發文機關的名稱必須用全稱或規范化簡稱。

　　B.聯合發文的機關名稱都要寫上，般以主辦單位為先，然后依次排列。

　　8.成文日期。指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據之一。(年、月、日要寫全)

　　注意事項：A.一般情況下，以領導人簽發日期為準。

　　B.經會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的正下方。

　　C.法規、規章類文件以批準日期為準。轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　D.兩個以上機關的聯合行文，以最后一個簽發機關的領導人的簽發日期為準。

　　E.一般的日常事務性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經它們的印發日期為準。

　　9.機關印章與領導人簽署。機關印章是公文制發機關對文件生效負責的憑證。領導人簽署指發文機關領導人在公文的落款處，本人職務名后面簽 字或蓋章。

　　印章位置：在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　注意要點：A.除會議紀要和印制有特定版頭的普發性公文外，應當加蓋印章

　　B.聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。

　　C.聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。

　　生效標志：發文機關的署名、成文日期、機關印章與領導人簽署統稱為“文件生效標志”。

　　10.注釋或特殊要求說明。用以說明公文中在其他區域不便說明的各種事項，如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀(傳達)范圍、使用方法等。

　　閱讀(傳達)范圍：是指根據公文內容和工作需要所限定的公文發送的范圍和規定公文的閱讀對象。

　　位置：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號括入。

　　注意情況：A.發給各省、自治區、直轄市黨委、各大軍區黨委。只供各受文單位的黨委常委(黨組成員)以上干部閱讀。

　　B.發至省、軍級。省軍級黨員干部，以及中央或中央組織部批準按軍級待遇及其他相當職務的黨員干部，可閱讀發至省、軍級的中央文件。各正廳局級單位黨委(黨 組)的主要負責同志，可閱讀有關的省軍級中央文件。

　　C.發至地、師級。廳局級以上的黨員干部可以閱讀。

　　D.發至縣、團級。縣處級或相當級別以上的黨員干部可以閱讀。

　　E.發至縣、團級并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。

　　F.公開發表。以批準可在報刊、電臺、電視臺刊登、播發的文件，同內部印發的正試文件具有同等效力，應與正式文件一樣依照執行。

　　(三)文尾部份：1.主題詞 2.抄關機關 3.印發說明 4.頁碼(4項)

　　1.主題詞。指能夠準確表達公文主題內容的規范化名詞或名詞性詞組。

　　作用：A.公文標注主題詞，可以準確簡要地概括文件的主要內容。

　　B.公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度有利提高整個機關的辦事效率。(表現：快、準、全)

　　C.公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規范人，系統化、科學化。

　　位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。

　　1997年12月，國務院辦公廳秘書局修訂發布的《國務院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　注意事項：A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。

　　B.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。

　　C.一公文件有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二主題內容進行標引。

　　D.在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。

　　E.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。

　　2.抄送機關。是指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的有關機關。

　　位置：位于主題詞下方位置，用與圖文區等長的橫線與主題詞隔開。

　　注意原則：A.抄送要限于同文件內容有關，需要對方知道或者協助辦理的機關，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。

　　B.向上級機關的請示，不可同時抄送下級機關;向上級機關的報告，一般也不要抄送下級機關。

　　C.向下級機關的重要行文，可以抄送直接的上級機關;翻印或原文轉發上級機關的文件，不要再上報上級機關。

　　D.在一般情況下，下級機關不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應當抄送被越級的上級機關。

　　E.受又重領導的單位的請示、報告、應根據文件的內容確定主送機關和抄送機關。

　　3.印發說明。又稱印制版記，是指文件制發(含翻印)情況的說明記載，包括文件發制發單位的名稱、印發日期和負印制份數等。

　　印制單位：一般是各級機關的辦公廳(室)，使用全稱或規范化簡稱。

　　印發時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。

　　印制份數：是該份文件所印的數量。

　　位置：位于抄送區域橫線之下，左側行首空一個字標注制發單位名稱，右側注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區等長的間隔線作底線，底線下面右側標注印制份數。

　　4.頁碼。是指公文每一張頁的順序編號。

　　位置：用阿拉伯數字標注在每頁圖文區下端。正面為單數，位于右下角： 反面為雙數，位于左下角。沒有圖文區的頁面不標頁碼。

　　方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。

　　文尾錯位：是指文尾的位置安排不當。

　　公文整體而結構有：單式結構和復式結構。

　　單式結構：是指一份公文由一個主件單獨構成。

　　復式結構：A.一種是主件加附件。B.一種是轉發件加被轉發件(含印發、發布、批轉等)

　　第三節 公文的排版形式與裝訂要求

　　1)公文的排版形式

　　公文的排版形式：是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。

　　包括：公文版頭設計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

　　1988年9月國家技術監督局發布的《國家機關公文格式》相關規定：

　　1.公文用紙的尺寸和規格。

　　16開型：長260mm、寬184mm.

　　國際A4：長297mm、寬210mm

　　2.公文的書寫形式。轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排(少數民族文字除外)，正文文字的每行長度與圖文區寬度相等。

　　3.字體字號 的選用。一般按發文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。

　　發文機關標識：推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號宋體字。聯合行文推薦使用小初號體字。

　　公文大標題：推薦使用二號宋體字。

　　小體題 ：推薦使用三號宋體字。

　　秘密等級、緩急時限和各標記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字;主題詞：推薦使用三號宋體字。

　　公文的正文、主送機關、抄送機關、無正文說明、附件說明、發文機關、發文字號、成文日期、印發說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。

　　公文的標點符號：符合1990年3月修訂發布的《標點符號用法》規定。

　　4.多層次結構的標識方法：

　　第一級用：一、二、三……

　　第二級用：(一)、(二)、(三)……

　　第三級用：1 、 2、3、……

　　第四級用：(1)、(2)、(3)……

　　2)公文的裝訂要求

　　公文一律左側裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。

　　第四節 公文的稿本

　　1)公文的稿本：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。

　　1.草稿。草稿是指內容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。

　　草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。

　　按照文稿的作用和形成特點，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等。

　　2.定稿。是指草稿經過修改、審閱、并由領導人簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

　　定稿與草稿的顯著區別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發人的簽發標記，經會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

　　2)公文的文本

　　同一份文件，根據它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試本、暫行本的形式;同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

　　1.正本。根據已簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。突出特點是蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署，以實文件的效力。

　　2.副本。凡是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。

　　作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。

　　3.存本。公文的存本，是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。

　　存本與副本的區別：存本是不外發的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用。

　　4.修訂本。是指對于已經發布生效的文件，在衽一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發布的文本，稱為修訂本。

　　5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。

　　6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：第一是指我國少數民族自治地區，為便于工作，黨政領導機關發文往往是同一份文件同時使用漢文文棧少數民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

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