2017年自考《檔案管理學》章節復習：保管工作
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(2017年自考《檔案管理學》章節復習匯總，由環球網校編輯整理。)
一、保管工作的含義為：
1、庫房管理
2、檔案流動過程中的保護
3、保護檔案的專門措施
二、保管工作的任務有：
1、防治檔案的損壞; 包括自然損壞和人為損壞。
2、延長檔案的壽命;
3、維護檔案的政治安全 ，防止泄密 。
三、基本要求
1、以防為主，防治結合
2、加強重點，照顧一般
3、自力更生，勤儉節約
4、立足長遠，保證當前
四、意義
檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質對象，提供一個最起碼、最基本的前提。
保管工作檔案
保管的基本物質條件
一、檔案庫房
二、檔案裝具有
1、檔案箱
2、檔案架 活動式密集架 積層密集架(通天架)
3、檔案柜 等
三、包裝材料有：1、卷皮;2、卷盒
第七章 檢索工作
檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個檔案工作中的地位
1、 檢索是提供利用的先期工作
檔案館(室)為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現的。
2、 檢索是提高檔案館(室)工作水平的重要手段
3、檢索形成了檔案業務工作中一個獨立的重要環節
編制檢索工具的要求和排檢方法
一、基本要求
(一)全--信息存儲豐富
(二)準--檢索準確
(三)快--迅速
(四)便--檢索要方便
二、應當注意的問題：
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。
2、強調檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。
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三、排檢方法
(一)分類法：
以科學的分類為基礎，結合檔案的內容和特點，運用概念 劃分的方法，把性質相同的檔案線索匯集在一起，分門別 類地組成一個檢索體系。
現又稱責任者把同一個作者形成的文件線索集中在一起。
(二)按文號排檢法：
即按照文號的先后順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。
(三)按字序排檢法
編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號碼、筆數、筆形與筆數結合使用這幾種方法。
1、部首偏旁法：采用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。
2、筆數、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。
3、四角號碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。
4、音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用于以作者、文件名稱、地區為編制對象的檢索工具。
(四)按地序排檢法
按照文件形成的地區排列。此法在歷史檔案和一些專業檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質檔案、農業檔案等。
(五)主題法
按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。
目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優缺點。
中國檔案分類法
1987年出版《中國檔案分類法》第一版。
1996年出版第二版。
《中國檔案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。
中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表(綜合復分表、世界各國和地區表、中國地區表、中國民族表以及科技檔案復分表等)組成。
主表如：
CA 323 攝影
3231 新聞
3232 人像
3233 建筑
……
又如：
K 財政、金融
KB 金融
1 金融管理
13 利率管理
1311 人民幣利率
13111 差別利率
《中國檔案分類法》雖然設有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計算機容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。
檔案著錄含義
是對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。
表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。
段落符號條目著錄格式如下：(見PPT)
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