國家公務(wù)員面試備考:會(huì)議組織題詳解
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一、會(huì)議組織基本流程
組織會(huì)議盡管種類繁多，但是其組織流程大體框架都是基本相通的，主要分為會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議實(shí)施和會(huì)議結(jié)束三階段。
(一)會(huì)議準(zhǔn)備
1.確定會(huì)議主題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議規(guī)模、議程和會(huì)議安排;
2.確定參加會(huì)議的范圍或人員(領(lǐng)導(dǎo)、老師、主持人、學(xué)者等代表)，成立工作組(資料組、組織組、宣傳組、后勤組、保衛(wèi)組等)，確定工作人員、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算;
3.安排好場(chǎng)地、住宿、伙食、用品、資料、交通等;
4.做好會(huì)場(chǎng)布置，制定好后勤保障方案;
5.發(fā)放會(huì)議通知。
(二)會(huì)議實(shí)施
1.會(huì)議簽到及會(huì)議文件資料發(fā)放;
2.按會(huì)議議程逐步開始，維持會(huì)場(chǎng)秩序，做好會(huì)議記錄;
3.安排好會(huì)議進(jìn)行中的后勤保障，處理會(huì)議過程中的突發(fā)情況等。
(三)會(huì)議結(jié)束
1.安排好參會(huì)人員離開的交通;
2.清理會(huì)場(chǎng)，統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)并報(bào)銷;
3.整理會(huì)議資料并形成簡(jiǎn)報(bào);
4.落實(shí)會(huì)議精神，撰寫工作總結(jié)。
二、會(huì)議組織注意事項(xiàng)
會(huì)議組織工作是會(huì)議召開的重要環(huán)節(jié)，會(huì)議組織的質(zhì)量很多都體現(xiàn)在會(huì)議的組織細(xì)節(jié)上，因此在做會(huì)議組織工作時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)有以下幾點(diǎn)：
(一)開會(huì)之前要深入考慮召開會(huì)議的目的，準(zhǔn)備好會(huì)議上報(bào)告、提問、調(diào)查或討論的綱目。
(二)要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會(huì)議的人員名單。參加會(huì)議人數(shù)的多少，應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議預(yù)期效果和場(chǎng)地條件而定。為深入探討一些問題而開的會(huì)議，人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀(jì)念及宣傳性的會(huì)議，人數(shù)可多些。
(三)為使會(huì)議開得有成效，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，會(huì)前應(yīng)考慮一些人重點(diǎn)發(fā)言，并在發(fā)言上做一些重點(diǎn)分工。
(四)盡可能了解與會(huì)人員情況，在會(huì)議休會(huì)期間，組織一些聯(lián)誼活動(dòng)，增進(jìn)了解，加深感情。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)繼續(xù)與會(huì)議人員保一定的聯(lián)系，以備需要時(shí)，可以進(jìn)行合作。
(五)根據(jù)會(huì)議的安排，確定會(huì)議的地址，安排好主會(huì)場(chǎng)和分組討論的地點(diǎn)。住宿會(huì)議還應(yīng)安排好房間，落實(shí)食宿等各項(xiàng)問題。
(六)根據(jù)會(huì)議的時(shí)間安排，發(fā)出會(huì)議通知，會(huì)議通知應(yīng)及早，內(nèi)容要明確、具體，如報(bào)到日期、地點(diǎn)、會(huì)議期限、日程、會(huì)議議題，需帶的票證和物品等。
(七)會(huì)議開始后，及時(shí)掌握會(huì)議的動(dòng)態(tài)，對(duì)會(huì)議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理，還要注意安排好會(huì)議期間的記錄人員。
(八)會(huì)議結(jié)束之前，聯(lián)系好會(huì)議人員返回的車票、機(jī)票，力爭(zhēng)將食宿費(fèi)等盡早結(jié)算清楚。
(九)會(huì)議結(jié)束后，要對(duì)會(huì)議的各類文件材料做好善后工作，需發(fā)簡(jiǎn)報(bào)或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等，應(yīng)立案存檔。
(十)注意合理安排會(huì)議日程，適當(dāng)安排一些娛樂體育活動(dòng)，以減輕與會(huì)者疲勞，活躍會(huì)議氣氛。
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