四、信息與溝通【重點(diǎn)掌握】

　　信息與溝通是指在人員能夠履行責(zé)任的方式及時(shí)間范圍內(nèi)，識(shí)別、取得和報(bào)告經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)及法律遵守的相關(guān)資訊的有效程序和系統(tǒng)。信息和溝通不僅包括最高層將與控制有關(guān)的事宜的重要性及個(gè)人擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧蛳录?jí)傳達(dá)，也包括向上級(jí)匯報(bào)重要信息的渠道以及與外部利益相關(guān)者保持有效溝通。

　　1.信息

　　信息系統(tǒng)提供運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)與合規(guī)的相關(guān)信息(包括內(nèi)部產(chǎn)生及外部提供的信息)，這些信息有助于運(yùn)作和控制業(yè)務(wù)，也是做出精明的決策以及對(duì)外報(bào)告所必需的。有關(guān)信息必須以適當(dāng)?shù)姆绞?，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)限內(nèi)加以識(shí)別、收集和傳達(dá)，以使人們能做出決策及采取恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)。

　　當(dāng)面對(duì)重大的行業(yè)變動(dòng)時(shí)，特別是富于創(chuàng)新精神及快速流轉(zhuǎn)的行業(yè)，上述系統(tǒng)必須能夠配合支持新的企業(yè)目標(biāo)的需要。信息系統(tǒng)可以是正式的或非正式的。后者包括與客戶(hù)、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及雇員進(jìn)行商討，這可為識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)及商機(jī)提供有用的信息。出席商務(wù)講座和加入貿(mào)易、專(zhuān)業(yè)及其它團(tuán)體成為會(huì)員，也可提供相關(guān)資料。

　　系統(tǒng)產(chǎn)生的信息質(zhì)量會(huì)影響管理層作出適當(dāng)決策的能力。報(bào)告中載有足夠的數(shù)據(jù)以支持有效的控制是至關(guān)重要的。就信息質(zhì)量而言，必須能夠答復(fù)諸如內(nèi)容、時(shí)限、更新程度、準(zhǔn)確性、可靠性和可能性等問(wèn)題。

　　2.溝通

　　有效的溝通必須在企業(yè)內(nèi)以全方位方式進(jìn)行。高級(jí)管理層應(yīng)向雇員傳達(dá)清晰的信息，使其明白必須認(rèn)真履行控制責(zé)任。他們必須明白自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?，以及個(gè)人活動(dòng)如何跟其他人的活動(dòng)有所關(guān)聯(lián)。他們還必須有把重要資訊向上級(jí)匯報(bào)的方法，這需要公司建立公開(kāi)的溝通渠道，上級(jí)人員應(yīng)樂(lè)于傾聽(tīng)。一個(gè)讓雇員懼怕因上報(bào)有關(guān)信息而遭報(bào)復(fù)的環(huán)境，將與目標(biāo)相背離。

　　雇員必須被告知，每當(dāng)有超出預(yù)期的事情發(fā)生，不僅要注意事件本身，還要注意確定事件的起因。他們必須知道他們自身的活動(dòng)是如何與其他人的工作關(guān)聯(lián)的，以及什么行為是被期望的或可接受的，什么行為是不會(huì)被接受的。

　　管理層與董事會(huì)及董事會(huì)下轄的委員會(huì)之間的溝通尤為重要。管理層必須就企業(yè)的業(yè)績(jī)、發(fā)展、重大風(fēng)險(xiǎn)、主要舉措及其它有關(guān)事項(xiàng)不斷地向董事會(huì)提供最新消息。董事會(huì)則應(yīng)向管理層明確表示其需要何種資料，并應(yīng)為管理層提供指示和反饋。

　　此外，企業(yè)還需與外界各方(比如股東、客戶(hù)、供應(yīng)商和監(jiān)管機(jī)構(gòu))保持有效溝通?？蛻?hù)和供應(yīng)商可在商品或服務(wù)的設(shè)計(jì)與質(zhì)量方面提供非常有用的意見(jiàn)，與諸如外聘審計(jì)師和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的外界各方進(jìn)行溝通，能對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的運(yùn)作情況提供非常寶貴的意見(jiàn)。與股東及財(cái)務(wù)分析師進(jìn)行坦誠(chéng)的溝通，能提供他們所需要的信息。

　　總的來(lái)說(shuō)，有效的信息與溝通系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)：能夠生成企業(yè)經(jīng)營(yíng)所需要的、關(guān)于財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)及法規(guī)遵守的報(bào)告，幫助做出精明的商業(yè)決策、以及對(duì)外發(fā)布可靠的報(bào)告。信息與溝通系統(tǒng)能使得雇員獲得信息，且交流他們?yōu)閷?shí)施、管理及控制運(yùn)轉(zhuǎn)情況所需的信息;能識(shí)別和傳達(dá)相關(guān)信息，并且是以一種人員能夠有效執(zhí)行他們的責(zé)任的方式進(jìn)行;使溝通在企業(yè)以全方位方式進(jìn)行。此外，是信息與溝通系統(tǒng)確立了與外界各方的有效溝通方式。作為信息及溝通系統(tǒng)的一部分，告知所有雇員應(yīng)認(rèn)真履行控制責(zé)任是很重要的。每個(gè)雇員應(yīng)理解他在內(nèi)部控制系統(tǒng)中的角色，以及他們的個(gè)人活動(dòng)如何與其他人的活動(dòng)相關(guān)聯(lián)。雇員還需了解，在履行職責(zé)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，他們有責(zé)任報(bào)告。

　　有關(guān)雇員應(yīng)當(dāng)遵循的政策及程序的信息，應(yīng)在公司內(nèi)從上至下得以傳達(dá)。關(guān)于日?；顒?dòng)的信息，應(yīng)從公司內(nèi)準(zhǔn)備這些信息的雇員流向需要這些信息的雇員。關(guān)于日?；顒?dòng)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題的信息，需要向公司上層流動(dòng)，直至能夠采取糾正措施的人員。

　　典型例題：

　　[多選題]下列有關(guān)信息與溝通的說(shuō)法正確的有( )

　　A信息系統(tǒng)可以是正式的或非正式的。

　　B與客戶(hù)、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及雇員進(jìn)行商討，為識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)及商機(jī)提供有用的信息，這屬于正式的信息系統(tǒng)。

　　C有效的溝通只須在企業(yè)高層內(nèi)以進(jìn)行即可，無(wú)需向雇員傳達(dá)清晰的信息，只需監(jiān)督其履行職責(zé)即可。

　　D企業(yè)除了在內(nèi)部需要進(jìn)行全方位的溝通，還需與外界各方(比如股東、客戶(hù)、供應(yīng)商和監(jiān)管機(jī)構(gòu))保持有效溝通。

　　【答案】AD

　　【解析】信息系統(tǒng)有正式的和非正式之分，與客戶(hù)、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及雇員進(jìn)行商討，這屬于非正式的信息系統(tǒng)。有效的溝通必須在企業(yè)內(nèi)全方位進(jìn)行，也包括向雇員傳達(dá)相關(guān)信息等。

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