1、采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進行采購。

2、請購單是由生產(chǎn)、倉庫等相關(guān)部門的有關(guān)人員填寫，送交采購部門，是申請購買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑據(jù)。(因為企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，所以沒有必要做到全公司統(tǒng)一連續(xù)編號，但是可以分部門設(shè)置請購單的連續(xù)編號)。

3、每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負責(zé)的主管人員簽字。(比如生產(chǎn)部門請購由生產(chǎn)主管簽字，倉儲部門由倉儲經(jīng)理簽字審批)

4、訂購單是由采購部門填寫，經(jīng)適當(dāng)?shù)墓芾韺訉徍撕蟀l(fā)送供應(yīng)商，是向供應(yīng)商購買訂購單上所指定的商品和勞務(wù)的書面憑據(jù)(需要做到一式多聯(lián)，連續(xù)編號)。

【補充】連續(xù)編號是為了實現(xiàn)——完整性該認定。

【注意】采購部門里詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離。(防止采購人員吃回扣)

5、驗收單(需要做到一式多聯(lián)，連續(xù)編號)是收到商品時所編制的憑據(jù)，列示通過質(zhì)量檢驗的、從供應(yīng)商處收到的商品的種類和數(shù)量等內(nèi)容。【采購與驗收要做到職責(zé)分離】

6、付款憑單是采購方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，是內(nèi)部記錄和支付負債的授權(quán)證明文件。記錄采購交易之前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)核對訂購單、驗收單和賣方發(fā)票(與訂購單的編號對應(yīng)起來)的一致性并編制付款憑單。

7、函證應(yīng)付賬款：獲取適當(dāng)?shù)墓?yīng)商相關(guān)清單，例如本期采購量清單、所有現(xiàn)存供應(yīng)商名單或應(yīng)付賬款明細賬。詢問該清單是否完整并考慮該清單是否應(yīng)包括預(yù)期負債等附加項目。

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